Hal-hal yang berhubungan dengan pelanggan terutama keluhan menjadi suatu hal yang cukup krusial untuk ditangani. Pasalnya, testimoni yang didapatkan oleh pelanggan akan berpengaruh terhadap penjualan produk kedepannya. Misalnya mereka mendapatkan pengalaman pembelian yang baik, maka mereka dapat merekomendasikannya kepada orang lain. Sebaliknya jika selama proses pembelian mereka mendapatkan hal-hal yang kurang pantas seperti produk yang tidak sesuai dengan yang diiklankan atau cara karyawan melayani kurang ramah maka dapat membuat konsumen memberikan kesan negatif yang dapat menghambat penjualan produk.
Keluhan pelanggan adalah sebuah ungkapan ketidakpuasan dari pelanggan yang telah menggunakan jasa atau produk. Ungkapan keluhan tersebut dapat disampaikan melalui email, SMS, direct message, pesan di WhatsApp, lisan, telepon dan lain-lain. Mengingat pentingnya menangani keluhan pelanggan, maka perusahaan dapat membuat tim khusus untuk mengatasi hal tersebut. Berikut adalah 5 trik efektif yang dapat digunakan untuk menangani keluhan pelanggan.
1. Menerima dan konfirmasi keluhan dengan baik
Cara efektif yang pertama kali Anda terapkan yaitu menerima keluhan pelanggan. Sebelum mencari jawaban atas masalah yang disampaikan, sebaiknya Anda sambut keluhan tersebut dan biarkan pelanggan tersebut mengetahui bahwa Anda telah memperhatikan atas apa yang mereka sampaikan. Jika butuh waktu dalam mencari jawaban atau solusinya maka katakan dengan baik jika mereka perlu menunggu untuk jawaban yang akan didapatkan.
2. Gunakan bahasa dan cara berkomunikasi yang baik
Selama berinteraksi dengan pelanggan gunakanlah bahasa dan cara berkomunikasi yang baik. Tidak perlu dengan bahasa yang baku asal mudah dipahami oleh pelanggan dan tidak menimbulkan arti yang berbeda. Selain itu Anda juga membutuhkan kontrol emosi dan ekspresi yang baik untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan.
3. Ucapkan maaf dan terima kasih terlebih dahulu
Dalam menerima keluhan pelanggan, usahakan untuk mengatakan maaf dan terima kasih terlebih dahulu. Hal ini dapat memberikan kesan yang baik untuk pelanggan terutama untuk mendapatkan jawaban selanjutnya. Meminta maaf dapat meredakan emosi pelanggan dan terima kasih dapat membuat pelanggan lebih puas atas jawaban dari keluhan yang telah diberikan.
4. Tangani keluhan dengan cepat
Menangani pelanggan membutuhkan durasi waktu secepat mungkin. Tanggapan yang cepat dapat meningkatkan rasa puas pelanggan. Untuk memudahkan dalam menjawab keluhan pelanggan, Anda dapat mengklasifikasikan jenis-jenis dan jawaban dari keluhan pelanggan yang muncul.
5. Berikan solusi terbaik
Hal utama yang sangat dibutuhkan dari adanya keluhan pelanggan adalah solusi yang baik. Setelah berusaha memberikan jawaban dan keluhan yang telah diberikan, Anda perlu menanyakan kembali apakah jawaban tersebut sudah menjawab keseluruhan pertanyaan mereka. Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih di akhir jawaban Anda.
Saat keluhan pelanggan dapat terselesaikan dengan baik maka hal ini dapat menjadi suatu pencapaian yang cukup baik untuk perusahaan. Pelayanan bisnis adalah salah satu hal yang perlu ditingkatkan secara berkala. Selain itu, Anda juga perlu mengelola internal bisnis dengan baik terutama di bidang keuangan.
Anda dapat menggunakan template keuangan otomatis untuk melancarkan jalannya bisnis Anda. Financial Startup by Aktivamu adalah sebuah tools yang dapat memudahkan Anda melakukan pencatatan keuangan seperti pemasukan, pengeluaran, biaya produksi, perhitungan PPn, multikas bisnis, bahkan persediaan stok produk. Seluruh akun-akun tersebut dapat diakses hanya melalui satu file dan dapat dimonitoring pada Dashboard Otomatis tanpa berlangganan.
Dapatkan penawaran harga khusus produk keuangan otomatis dari Aktivamu sekarang juga!
