Dalam menjalani kegiatan bisnis, terdapat beberapa aspek penting yang harus diperhatikan salah satunya dalam hal berkomunikasi. Sebagai contoh, penggunaan surat bisnis dalam melakukan komunikasi antar perusahaan akan lebih terlihat profesional dan dapat meningkatkan kredibilitas. Oleh karena itu, penggunaan surat bisnis dalam kegiatan berbisnis dapat memberikan peran penting yaitu sebagai bentuk profesionalitas dan menjaga kredibilitas perusahaan maupun individu.
Surat bisnis adalah suatu alat komunikasi tertulis yang digunakan untuk kebutuhan bisnis. Beberapa kepentingan bisnis yang biasanya menggunakan surat bisnis yaitu bentuk kesepakatan, undangan, pemberian informasi, pengajuan pernyataan, dan lain sebagainya. Surat bisnis ditujukan oleh suatu perusahaan kepada perusahaan atau pihak lain seperti investor, stakeholder, dan klien.
Manfaat yang didapat saat menggunakan surat bisnis yaitu mampu mempererat hubungan dengan pihak yang dituju seperti klien, investor, bahkan pelanggan. Penggunaan surat bisnis dapat dilakukan melalui email maupun hardcopy (kertas). Biasanya penggunaan surat bisnis dalam bentuk hardcopy menyangkut hal-hal persetujuan seperti surat pernyataan, verifikasi, dan lain-lain.
Selain dapat digunakan dalam lingkup bisnis, surat bisnis pun dapat digunakan oleh setiap individu untuk menunjukkan profesionalitasnya dalam hal pekerjaan dan kebutuhan lain. Salah satu contoh penggunaan surat bisnis pada oleh individu yaitu untuk melamar pekerjaan, meminta referensi kerja, dan beberapa kepentingan lainnya.
Bagian-bagian yang harus dimasukkan saat menulis surat bisnis diantaranya adalah:
1. Kop Surat
Kop surat adalah hal wajib yang harus dicantumkan pada surat. Tujuan adanya kop surat yaitu sebagai informasi pihak pengirim surat tersebut. Anda dapat mencantumkan logo perusahaan, kontak, alamat email, dan narahubung lainnya.
2. Informasi penerima
Informasi penerima penting ditulis karena sebagai informasi untuk siapa surat tersebut ditujukan. Informasi penerima dapat berupa nama penerima, perusahaan, jabatan, dan alamat perusahaan.
3. Tanggal
Penulisan tanggal pada surat diletakkan di bawah judul dengan posisi pojok kanan atas surat.
4. Salam
Kalimat pembuka awal isi surat dapat menggunakan ucapan salam. Anda dapat menggunakan kalimat sapaan seperti Dear Mrs/Mr ataupun jenis sapaan lainnya.
5. Isi surat
Bagian pokok surat dimuat pada bagian isi surat. Anda dapat membagi isi surat menjadi 3 bagian yaitu paragraf pembuka, paragraf isi, dan paragraf penutup.
6. Tanda tangan
Tanda tangan dapat dibubuhkan di akhir isi surat. Jangan lupa untuk menyertakan nama lengkap pengirim dibawah tanda tangan ya!
Sebelum memutuskan untuk mengirim surat, perhatikan dan cek kembali dengan detail terkait bahasa, penulisan, kalimat, tanda baca dan kerapihan untuk menghindari kesalahan informasi. Sebab, menulis surat adalah suatu hal penting yang dapat mencerminkan sikap profesional dan kredibilitas perusahaan.
Diatas adalah informasi mengenai pengertian surat bisnis dan komponennya. Jika Anda tertarik untuk mengembangkan bisnis lebih mudah melalui pengelolaan keuangan, Aktivamu adalah solusinya!
Financial Startup by Aktivamu adalah template laporan keuangan otomatis yang menyediakan 3 laporan keuangan bisnis yaitu arus kas, laba rugi, dan neraca. Aktivamu telah dilengkapi fitur dashboard otomatis yang dapat digunakan untuk memantau laporan keuangan dalam periode tertentu bahkan melalui smartphone. Aktivamu juga memberikan fitur-fitur yang dapat digunakan untuk pencatatan aset, manajemen utang piutang, dan persediaan stok sehingga sangat cocok digunakan oleh berbagai jenis bisnis.
Semoga informasi diatas bermanfaat dan dapat diterapkan pada bisnis Anda ya!
